Time management = Success Achievement,
Cioè? Gestisci il tuo tempo e ottieni quello che vuoi. Una bella formulina, semplice e apparentemente banale. Ma non è così, vedrai.
Sono inciampato in questo assioma ascoltando un podcast di Kevin Cruz che trattava l’argomento gestione-del-tempo. Per la cronaca Kevin è un autore best seller del New York Times, scrive su Forbes, è membro di Inc. 500, è giornalista e - ovviamente - CEO della sua attività. Uno che ne sa, direi. E quando non ne sa - o pensa di poterne sapere di più - si informa direttamente alla fonte. Per questo mi è piaciuto, e per questo voglio condividere qualcosa di suo, allo scopo preciso di aggiungere un tassello di peso al mio puzzle, un contributo alla ricerca di un modo più efficace di trasmettere ai miei clienti l’importanza e l’utilità di gestire il tempo, invece di subirlo ed esserne condizionati.
Credo fortemente nella gestione ottimizzata del tempo per avere più tempo di creare delle opportunità migliori di riuscita. E infatti ho creato diversi strumenti per gestire al meglio il mio tempo, ad esempio qui trovi un meeting organizer per far fruttare il tempo speso in riunione. Lo utilizzo per me stesso e per i miei clienti, spero sia utile anche a te.
Ma, torniamo a Kevin Cruz, che per raccogliere dati empirici e organizzarli in modo fruibile, ha intervistato diversi personaggi che hanno ottenuto risultati incredibili “semplicemente” gestendo il loro tempo in modo sistematicamente proficuo e chirurgicamente ottimizzato. Tra gli intervistati ci sono 7 multi-miliardari tra cui Richard Branson, (ma anche gli altri non scherzano), una dozzina di campioni olimpici tra cui Shannon Miller (ginnasta pluri-medagliata e membro delle Magnificent Seven) una trentina tra i migliori studenti universitari di Harvard, Princeton e MIT, e - per finire - 239 tra gli imprenditori che hanno avuto maggior successo grazie al loro metodo di lavoro. Basta? Per ora sì, ma il bello viene adesso con i 15 consigli per trasformare il tuo tempo da nemico implacabile e risorsa inesorabilmente scarsa nella tua arma vincente.
Ci sei ancora? Allora, giù il gettone, si parte con le 15 dritte di chi ha “spaccato” veramente usando il tempo per creare più tempo.
MILLEQUATTROCENTOQUARANTA. Questo c’è scritto sulla targa appesa alla porta dell’ufficio di Kevin. Sono i minuti che potenzialmente ogni giorno hai a disposizione per avere successo in quel che fai. Il tempo è il tuo asset più prezioso, ma anche la tua risorsa più scarsa. Aggiungerei che non è nemmeno rinnovabile, ogni minuto andato non torna più. Quindi il primo consiglio è: concentrati sulle “essential tasks”, cioè solo su quello che è veramente importante, e che può consegnarti la chiave del successo.
JUST DO IT: una volta identificate le essential tasks dagli la priorità. Su tutto il resto. Dedicare tempo agli obiettivi a lungo termine non dà risultati oggi, quindi scomponi il tuo obiettivo a lungo termine in obiettivi minori e lavoraci su. Oggi. Ogni giorno. Con sistematica determinazione. Fame. E chirurgica selezione. Consiglio di un campione olimpico.
LISTA vs CALENDARIO: la lista di cose da fare è utile per non perdersi dei pezzi per strada, ma circa il 41% dell’elenco delle cose da fare non viene portato a termine se non è inserito in un calendario (dice Kevin). La lista va bene se ad ogni punto si trova una collocazione in un time-frame. Creano azioni (tasks) e le inseriscono in un cronoprogramma. Ecco come fanno ad avere sempre successo gli olimpionici, i multi-miliardari e compagnia briscola.
DIVENTA IL TUO “IO” FUTURO: ossia scegli i tuoi obiettivi in base al valore che possono apportare alla tua vita, definisci le tue priorità e vai dritto lì. Spesso ci occupiamo prima delle questioni facili, quelle che possono darci un po’ di dopamina subito senza troppo sforzo, procrastinando le task che potrebbero renderci quello che vogliamo diventare. Kill procrastination to become your future-self, dice Branson.
ABBI CURA DI TE: e non sentirti in colpa, aggiungerei. Gli atleti devono prendersi cura del loro corpo e spirito se vogliono superare il proprio limite, e tu non fai eccezione. Tre porzioni di parmigiana di melanzane al forno, abbacchio con le cotiche, una boccia di primitivo di Manduria, 3 palle di profiterole sciacquate con il limoncino di zia Santuzza non fanno rima con medaglia olimpica. tantomeno vanno bene la sera prima di un evento o di una riunione importante. Ho reso l’idea? Rispettare il corpo e la mente paga sempre in termini di energia ed efficienza, e oltretutto non ti fa perdere tempo dal dottore. Take care bro!
SCRIPTA MANENT: et verba volant, dicevano i latini. Avere un blocco su cui annotare idee, progetti, informazioni, dati, impressioni e - perché no - sentimenti ed emozioni è indispensabile, se vuoi avere sotto controllo quello che passa dentro e fuori di te. Oggi poi ci sono diversi strumenti e software per trasformare le tue note e appunti scritti a mano in file digitali editabili. Aprirei un capitolo su questo argomento perché sono un po’ un nerd e ci perdo la testa dietro a ‘sti giocattolini per bambini cresciuti … ma non è la sede adatta. Un link per farti un gadget tecnologico però te lo lascio, anzi due, ok dài … tre!
LE E-MAIL: rispondi prima a quelle importanti anche se comportano un po’ di stress o fatica. Risposte semplici, dice Kevin Cruz, e funzionali, dico io. Cioè mettiti nei panni di chi la riceve e pensa a come puoi dargli le info di cui ha bisogno in modo che non si inneschi il meccanismo “scrvi-rispondi-riscrivo-mi risponde-gli rispondo-mi riscrive”. Stiamo parlando di risparmiare tempo e raggiungere gli obiettivi, quindi pensa un secondo a cosa devi scrivere, e fallo bene da subito. Non c’è molto altro da dire al riguardo.
CAPITOLO MEETINGS: la riunione tutti-insieme-appassionatamente deve essere sempre l’ultima spiaggia. Se non puoi proprio scamparla almeno ottimizza il tempo (qui alcune dritte per gestire al meglio un meeting), ma sforzati di rimpiazzare l’abitudine di radunare il gregge nel recinto con quella più sana di organizzare sessioni brevi di aggiornamento e programmazione. Ogni giorno. Prepara un programma, condividilo il giorno prima e concludi tutto in 15 o 20 minuti al massimo.
IMPARA A DIRE NO: in sintesi dire no a ciò che non è pertinente o funzionale al tuo obiettivo della giornata è VERAMENTE ciò che ti dà il tempo di dedicarti per più tempo all’obiettivo principale. Il treno del successo passa (anche) da qui.
Parafrasando Obi-Wan Kenobi di Star Wars USA LA FORZA, LUKE! Concentra le tue azioni su ciò che coinvolge le tue skills e tocca le tue passioni, quello che ti riesce bene e che ti dà soddisfazione, insomma quello in cui sai fare la differenza e che ti riesce naturale. Il resto? Delegare. Pùssa via! O dire semplicemente di no. Impossibile? No. Niente lo è, e ti assicuro che chi ha successo fa così già prima di diventare uno che ha successo, non dopo che è diventato CEO, boss, o il migliore al mondo. Ai miei clienti propongo sempre di usare uno strumento pratico per definire quotidianamente ciò che è veramente importante ma non urgente, ciò che è importante e anche urgente, quello che si può delegare e quello che si può lasciare lì a decantare ancora un po’ prima di metterci testa e mani. Si chiama Matrice di Eisenhower. Cercalo su Google e prova a usarlo. Funziona. Oh yes!
Assegna dei “temi” al lavoro, in modo da raggruppare le azioni e incanalare il tempo (tuo e del tuo team) verso obiettivi chiari e condivisi, incentivando la concentrazione e il focus su tematiche precise e chiare per tutti. L’energia di più persone che contemporaneamente lavorano con lo stesso obiettivo fa dilatare il tempo. Esempio? Istituisci il la giornata (o un lasso di tempo minore) dedicata all’analisi dei progetti, o alle conclusione delle vendite, alla strategia, condivisione di soluzioni, sistemazione degli archivi, alla verifica della contabilità, al team building o altro. Pianifica, e metti tutto nel calendario. Servi con un bella bollicina ghiacciata e tante olive.
TIME R.O.I. cioè il ritorno che puoi ottenere dall’utilizzo del tempo deve essere una costante della tua analisi e programmazione. Esempio: se sai che un compito/azione richiede solo 5 minuti fallo subito! Lo cancelli dalla lista (e dal calendario) e ottieni immediatamente un beneficio dai quei 5 minuti perché hai assolto un compito che probabilmente “sblocca” altri compiti, sia tuoi che del tuo team. Costo poco, beneficio tanto = Return On Investment.
Crea una WEEKLY ROUTINE, cioè assegna delle finestre temporali a determinate azioni o compiti, in modo che la tua agenda sia ben strutturata ed organizzata, e che tu sappia già in anticipo cosa fare per arrivare preparato e assolvere il compito nel minor tempo possibile, con il massimo beneficio. Inoltre non rischierai di tralasciare aspetti importanti come l’analisi dei dati di vendita, il confronto con il team, la progettazione, la crescita personale ecc. a causa delle “emergenze”.
DAILY ROUTINE: Se è importante avere una routine settimanale, è altrettanto vitale averne una giornaliera, che deve tenere conto non solo degli impegni lavorativi, ma anche del tempo necessario per la cura di corpo, mente e spirito. Amen! Ricaricare le batterie con momenti di meditazione, distrazione o relax. Fare esercizio fisico per alleviare la tensione e lo stress. Concedersi il tempo di ascoltare un podcast o un audiolibro mentre corri, di seguire un videocorso mentre fai pesi o stretching o semplicemente di pensare a come fare più soldi. Idratarsi adeguatamente poi è un piccolo-grande segreto per aumentare l'efficienza mentale (il cervello è fatto quasi interamente di acqua), e fare dei break per uno spuntino dà energie fresche e utilizzabili subito dal cervello, a patto che si spezzi l'appetito con frutta secca, zenzero candito, frutti di bosco, avocado, cioccolato fondente o altri super-food. Si hai capito bene: roba da fotomodelle, perché come spuntino di metà mattina non vanno bene pizza salsiccia strutto e zampone, panino al lardo e peperonata, o l’avanzo del brasato al Barolo di ieri sera, le lumache al burro e aglio o altre squisitezze che metterebbe a nanna anche un supereroe della Marvel. Scherzi a parte dai un occhio al link del superfood, non è poi così male. E poi ... non sei mica obbligato a raccontarlo in giro che ti fai di granaglie e semi come un criceto quando nessuno ti vede.
PRODUTTIVITÀ’ = ENERGIA + FOCUS. Lavorare x3 senza ricaricare e senza organizzare il tempo non porta nulla, se non al burn-out. Occhio quindi che non è un’idea da freakkettoni o da mezzi-uomini dedicare attenzioni al corpo, alla mente e all’anima, perché quando stai male o sei a pezzi fisicamente, quando il cervello è spompo, o quando hai le classiche “menate in testa” che non ti fanno dormire la notte non vali un ... soldo bucato.
Bene anche oggi l’abbiamo portata a casa, e adesso puoi iniziare a mettere in pratica i consigli di Kevin Cruz, magari non tutti insieme e subito se non ti senti pronto. A proposito, quali pensi siano i 5 consigli che riusciresti ad applicare più facilmente?
Scrivilo nei commenti e soprattutto condividi!
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A presto!
Dennis
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