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Cosa fare quando incontri un giapponese per lavoro (Parte 2): Come organizzare un business meeting

Per non distogliere lo sguardo dal Sol Levante (i Giochi Olimpici mica sono finiti, eh!) ecco un altro post per aiutarti a gestire al meglio un incontro di lavoro con un cliente giapponese. Diamo per scontato che - grazie ai miei preziosissimi consigli - il primo incontro sia stato proficuo e che tu non abbia fatto scappare un potenziale cliente a suon di pacche sulle spalle, ritardi, informazioni approssimative o gonfiate ecc. e che ora ti trovi proprio nella situazione in cui puoi fare le mosse giuste, e sancire finalmente la collaborazione con il tuo nuovo partner Giapponese.


Nel post della scorsa settimana ho scritto che in Giappone gli incontri di lavoro sono una cosa seria, e per fugare ogni dubbio residuo te lo ripeto ancora, forte e chiaro: è in occasione del primo meeting che puoi - e devi - dimostrare la tua serietà, disponibilità, coerenza, spirito di squadra e apertura, insomma … è un dannatissimo test! Chiaro, no? Se lo passi, sei dentro. Se no, è praticamente impossibile che tu abbia una seconda chance, a meno che tu abbia veramente un gran “C”, oppure il prodotto del secolo. Con buona probabilità hai effettivamente un buon prodotto se stai trattando con loro, perché i giapponesi sono attenti e sanno riconoscere la qualità quando la incontrano. In Giappone la qualità è un aspetto imprescindibile, e migliorarla costantemente è una vera e propria missione aziendale, sociale e personale. Anche se il tuo prodotto non è imbattibile, probabilmente hai saputo comunicare efficacemente, e sei finalmente arrivato a contatto con un potenziale cliente. Il tuo prodotto non è in discussione in questa fase, qualsiasi motivo abbia spinto Tanaka-san tra le tue braccia (chiamiamolo così, Tanaka è un nome molto comune in Giappone, tipo Rossi da noi per capirci), ma adesso sei proprio TU sotto esame, insieme al tuo team e all'organizzazione che sta dietro al prodotto. Allora ... giù il gettone, si parte!


IL TEAM. Che bel parolone “team”, tanto in voga quanto sottovalutato quando hai a che fare con i Giapponesi. Perché? Perché Tanaka-san si aspetta veramente che accada qualcosa che tu non hai ancora metabolizzato. Acquisire un cliente, nella sua testa, significa VERAMENTE costituire una nuova business unit, in cui infilarci:

A) i “suoi”

B) Tu, con la tua ciurma

C) i clienti a cui il tuo prodotto è destinato.

Se riesci a entrare in questo schema mentale il gioco è (quasi) fatto, e le apparenti stranezze, le bizzarrie, l’insistenza, la pignoleria, le richieste difficili da soddisfare, le riunioni interminabili, l’OK che non arriva mai, ecc. saranno forse digeribili. Capire che Tanaka-san non si comporta “così” solo “per il gusto di rompere le cosiddette” o perché “proprio non ci arriva”, non è immediato, ma considera che dietro a lui (e a tutto) c’è un sistema-paese e un mercato che ESIGONO LA PERFEZIONE. Ricordalo, non è MAI personale. Ti aiuterà a vedere Tanaka-san e le sua azioni nel modo corretto. Infatti, per arrivare il più vicino possibile alla perfezione bisogna unire le forze di tutti, e spingere (tutti insieme) con tutta l’energia di cui si dispone nella stessa direzione. Se entri nel team di Tanaka-san, sarà per sempre, a meno che non ne combini una bella grossa o il tuo prodotto/servizio non perda la sua qualità e si dimostri non più all’altezza degli standard. Ti conviene far parte del team? Certo che ti conviene, tanto per cominciare i Giapponesi sono pagatori affidabili. Averne !!! Tollerano bene un prezzo alto se c’è la qualità a giustificarlo, e pagano le fatture con puntualità. Chi non paga mette in difficoltà il team, e infrange un patto di mutuo rispetto e aiuto. Non si fa.

Secondo: senza Tanaka-san non vai in Giappone. Punto. Nessuno entra senza un partner locale, sia esso un distributore, importatore, sponsor o altro. Chiaro allora? Tanaka non è un matto, un pignolo o un rompiballe, è il tuo migliore amico! E sta lavorando per te. Comportati di conseguenza, e ricambia, perché in Giappone si vince solo se si sta uniti e si rema tutti insieme. Sarà una prova bella tosta, non dubitarne, ma ti farà crescere molto sotto il profilo della cura del servizio e del team building. Prendila come se stessi seguendo un master di customer-care. E àrmati di santissima pazienza. Santissima. Tanta. Pazienza.


I RUOLI

Un giapponese senza guida turistica a Roma, dopo due giorni, muore. Un Italiano senza guida turistica a Tokyo, dopo due giorni lo fanno sindaco.

Detto da un giapponese che ha vissuto 40 anni in Italia (Seiji Yasukochi, direttore generale di Jetro Italia) è una frase-bomba, e dice senza mezzi termini che noi siamo abituati ad arrangiarci, sempre. Comunque. Con quello che abbiamo. Al contrario, i Giapponesi si esprimono al meglio se sono inseriti in un sistema organizzato. Non aspettarti quindi che Tanaka-san si destreggi nel nostro casino come sappiamo fare noi, perché se ti mettessero al suo posto impazziresti dopo 5 minuti: procedure, limiti, obblighi, gerarchie, sistemi, e modalità operative che in una PMI non avrebbero senso o utilità. Empatia. Si chiama così la qualità di chi si cala nei panni altrui per comprenderlo. Se lo fai, vinci. Tanaka-san, almeno all’inizio, non potrà farlo. E siccome è lui che compra … per ora ha ragione lui.

In Italia il titolare di una PMI spesso ha un ruolo trasversale, se è il fondatore dell’azienda, magari nata da uno spin-off, ha un background prettamente tecnico, ma si deve occupare anche di management, di qualità del prodotto, di R&D, strategia aziendale, outsourcing, marketing, vendite ecc. insomma ... un giocatore a tutto-campo. Per forza di cose non può eccellere in tutte le discipline, e deve inventarsi un modo per “starci dentro”. In Giappone non funziona così, neanche un po’. I giapponesi sono 120 milioni contro 60 milioni di Italiani, e per far lavorare tutti hanno dovuto trovare un modo efficace perché ognuno avesse un ruolo chiaro, e soprattutto utile. Hanno fatto in modo che chiunque lavori sia innanzitutto istruito, poi controllato e ben inserito in un sistema collaudato, ma soprattutto che si impegni alla morte per migliorare ogni aspetto del suo lavoro, indipendentemente dal ruolo. Si, impegno e dignità. Per qualsiasi mansione. Prima di tutto. Ricordi? Se anche un solo ingranaggio si blocca, o non gira in sincrono, tutta la macchina va in crash. Dedizione, rispetto delle regole, zero individualità. Per darti un’idea, il controllore di un treno in Giappone ad ogni fermata recita una frase tipo ”Buongiorno a tutti, scusate il disturbo, mi chiamo Yamada e sono responsabile del controllo dei biglietti, vi prego di mostrare il vostro biglietto per accelerare le operazioni di controllo. Grazie della collaborazione”. Arrivato in fondo al vagone Yamada-san si volta verso i passeggeri e prima di passare al vagone successivo dice “Ringrazio tutti per la collaborazione, e per avermi permesso di onorare il mio lavoro”. Lo fa ogni in ogni vagone in cui entra. Visto con questi occhi, sentito con queste orecchie. Dopo ogni fermata, lo fa. Incrollabile. Ogni giorno. Per tutta la vita. Con entusiasmo. Credibilità. Tanto entusiasmo che - fosse qui da noi - non lo vedresti manco se gli dessero 5.000 euro per ogni parola. Se hai preso un treno locale in Italia di recente puoi fare un paragone da solo. Il controllore non lo vedi mai, e se lo vedi sembra al terzo ciclo di chemio da quanto gli pesa il suo lavoro.

Morale: che sia uno spazzino, un addetto alla chiamata dell’ascensore in un grattacielo di 200 piani, un manager di una divisione, il CEO di una multinazionale, una celebrità della TV, un operaio o un commesso, un Giapponese onorerà il suo lavoro e il suo ruolo, e avrà uno scopo solo: renderlo migliore. Sempre più efficiente. Funzionale. Utile per la collettività.


LE APPARENZE … INGANNANO

Quindi? Quindi ognuno fa il suo lavoro. Fa solo quello. Ed è un vero killer! Anche se non ti sembra proprio uno sveglio, con la sua ermetica timidezza, non ostenta mai le sue competenze (è maleducazione vantarsi). Non aspettarti dei giocatori a tutto-campo, ma tanti professionisti molto competenti - e competitivi - nel loro ruolo. Le apparenze ingannano. Fidati. Eccome se ingannano! In Italia basta che uno abbia letto un mezzo libro in spiaggia che già si spaccia per esperto mondiale della materia. Scherzi a parte, prendiamo un esempio pratico: l’inglese. Se un Italiano sa dire 3 parole in croce, sul curriculum scrive che l’inglese lo parla. E non si fa nemmeno troppi problemi a “buttarsi” se ne ha l’occasione. Molto probabilmente ci riesce pure a comunicare, in un inglese tutto suo, mischiando parole mal-pronunciate, body language, gesti con le mani e mimica facciale, o un disegno al volo su un foglio se proprio a parole “‘sto tipo non capisce” e non si riesce a cavare un ragno dal buco.

Se invece chiedi a un Giapponese così, diretto: “Do you speak English?” probabilmente sorriderà imbarazzato, e abbassando il capo e ti dirà di no, agitando la mano come per salutare qualcuno. Ma allora, se non lo parla, come ha fatto a capire quello che gli hai chiesto? L’inglese lo sanno tutti in Giappone, ma è considerato poco appropriato essere perentori nelle affermazioni. Tradotto: se non hai un livello certificato TOEFL di livello C-2 non dire che lo parli, perché se fai una figuraccia metti in ridicolo non solo te stesso, ma anche e soprattutto la tua azienda, le istituzioni che non hanno saputo insegnartelo bene, e di conseguenza il tuo Paese. Meglio dire che non lo sai e poi saperlo parlare quando serve, che il contrario.

Quindi non fare l’errore di sottovalutare un Giapponese, mai. Nemmeno nelle situazioni in cui sembra lecito farlo, perché non comprendi ciò che sta dietro a quel comportamento al quale non può sottrarsi, neanche volendo. Hai visto il film Karate Kid? Ricordi la storia di “metti-la-cera-togli-la-cera”? Ecco, fai tesoro di questo consiglio: non sottovalutare mai un Giapponese, e avrai benefici anche se non ci credi.


ORGANIZZAZIONE e PRECISIONE

Al primo-primissimo incontro con un cliente giapponese bisogna arrivare belli pronti e organizzati, se no ci si brucia una bella chance. Alcuni consigli-base, che trovi anche nel precedente post e che potrei risparmiarti oggi, ma che invece ti voglio dare lo stesso. Repetita iuvant, dicevano i latini:

  • Puntualità, a qualunque costo. C’è poco da dire, non è una “cosa giapp”. Aspettare fa incazzare chiunque, specialmente uno che si è fatto 12 ore di volo per venire a darti una una possibilità che non capita tutti i giorni. Mi raccomando: in anticipo di 10 minuti è ancora meglio che puntuale.

  • Programma: invia a Tanaka-san un programma della riunione/incontro/visita dell'azienda con buon anticipo, per consentirgli di portarsi dietro le persone giuste, e di arrivare preparati per sfruttare al meglio il poco tempo e l’occasione. Quello che scrivi nel programma è quello che si aspettano, e per cui si preparano. Se cambi all'ultimo o decidi di improvvisare li metti in difficoltà. Molto. OK? Chiarezza e coerenza. Semplice e efficace.

  • Materiale: se hai cataloghi o informazioni obsolete o errate non presentarle. Dire che non hai avuto tempo o modo di aggiornare le informazioni, o peggio che qualcuno ha sbagliato e non te ne sei accorto, equivale a fare una figura da ... pirla. Si. Perdi credibilità. Che invece acquisti se fornisci dati chiari, fruibili e veritieri. Numeri, grafici e foto: sempre OK. Tante parole … meno ok. Anche se il materiale è in inglese. Le due culture non si mescolano facilmente in una lingua straniera per entrambi.

  • Logistica: consiglio vivissimamente di affidarti ad un traduttore/interprete che ti aiuti durante la riunione, ma soprattutto nell’organizzazione della sala riunioni, dei posti a sedere in base al ruolo, prenotazione del ristorante e hotel, trasporto, ordine degli interventi durante la riunione, programma della visita ai reparti dell’azienda, preparazione del materiale (fotocopie, slide, proiettore, cataloghi, microfono, audio, ecc.). Fai una simulazione prima del meeting, verifica che tutto funzioni bene, per non dover improvvisare o correre ai ripari all’ultimo momento. Affida il compito di organizzare e coordinare a un responsabile e assicurati che se ne occupi a fondo insieme all’interprete/traduttore.

  • Italian Style: un tocco di originalità e stravaganza va considerato per fare colpo. Stupisci Tanaka-san e i suoi collaboratori, senza strafare e senza scadere nell’ostentazione.

COMUNICAZIONE EFFICACE

Come sopra: parole poche, meglio se tradotte da uno che sa cosa dire. Numeri, foto, grafici e schemi: OK. Esempi e dimostrazioni pratiche: ancora meglio. Diamo per scontato che il catalogo, il listino e la presentazione aziendale siano a posto e funzionino per preparare il terreno per la star della giornata: il prodotto. Puoi rendere la comunicazione molto efficace e avere un ROI alto dall’incontro se riesci a trasmettere quello che sta dietro - e dentro - al prodotto. Dimostrazioni pratiche, come test condotti in loro presenza, alcuni aneddoti o retroscena sulla storia del prodotto o del suo ciclo produttivo, storie di persone e traguardi personali che lo hanno reso vincente. Questo aiuterà Tanaka-san a trasferire il tuo potenziale e a farlo fruttare con beneficio di tutti e tre (= tu, lui, e i clienti finali).

I Giapponesi sono affascinati dalla cultura, dall’arte e dall'inventiva che ha fatto la fortuna del Made-in-Italy, ma detestano l’approssimazione, le spacconate, l’ostentazione, e quell’attitudine di provare sempre a fregare il prossimo tipica di noi Italiani. Quindi dosa bene le parole, tieni sempre un comportamento umile ma consapevole, e sii giustamente orgoglioso delle tue radici. Tanaka-san riconoscerà in te un partner affidabile e saprà condurti in un luogo che ti stupirà se avrai voglia di guardare dritto nel sole ...levante!


Hai mai incontrato un cliente Giapponese? Condividi e commenta sui social media e contattami se hai bisogno di aiuto la prossima volta che hai una occasione di lavorare con un cliente Giapponese


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A presto!

Dennis

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