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Team building e cambiamento: 4 modelli per insegnare la resilienza al tuo team


La chiave dell'evoluzione è il cambiamento, chi no cambia si estingue.
Team builing, Cambiamento & resilienza

Una delle abilità strategiche che un buon leader deve saper trasmettere al suo team è l'agilità nel cambiamento. Aiutare il team ad adattarsi al cambiamento lo prepara all’ "occupabilità permanente", ovvero a restare produttivi e performanti anche se costretti a uscire dal solito tran-tran in cui si sentono a casa. Se cambiano le condizioni e qualcuno non si adatta la dottrina dice che lo devi mollare a casa. E non va bene. Ma per molte persone, il cambiamento è causa di ansia e stress o, comunque, lo si vede sempre con sospetto, un po’ come se tornando al parcheggio dove hai lasciato l’auto becchi uno che ci guarda dentro con la faccia pochi cm dal finestrino. Il primo pensiero è negativo, garantito al limone: quello è un ladro, o comunque che ci fa lì? Magari invece si sta solo specchiando, o magari non è nemmeno la tua macchina. Mi è capitato, nel parcheggio di Malpensa. Comunque, la buona notizia è che l'agilità nel cambiamento è un'abilità che sia i leader che i team possono sviluppare con la pratica, e oggi vedremo quattro framework di gestione del cambiamento quattro risorse per aiutare te, il tuo team e la tua organizzazione a familiarizzare con il cambiamento, senza attacchi panico, eruzioni cutanee o dosi da cavallo di ansiolitici.


Pronti? Allora giù il gettone, si parte! .


1. Il modello PDCA di William Deming


William Deming negli anni '50 ha sviluppato il modello PDCA che è l’acronimo di Plan – Do – Check – Act). Sapere che talvolta è chiamato anche "la ruota di Deming" o "il ciclo di Deming" interessa poco, noi vogliamo solo la ciccia ovvero sapere che funziona come strategia di team building. Punto e che è un ciclo continuo, non un processo con un inizio e una fine. Durante ogni passaggio, impari, osservi e quindi applichi ciò che hai imparato alle interazioni future. Niente di strano, no? Il processo di cambiamento, in fondo, funziona così da sempre ma se lo dice uno scienziato e gli dà un nome con una sigla diventa subito più figo. Allora ecco uno sguardo al modello PDCA e alle sue fasi:


Fase 1 - Il piano

In questo primo passaggio, definirai il problema o l'opportunità organizzativa. Ciò dovrebbe includere il come raggiungerai il tuo obiettivo e come definire il successo, o il fallimento. Alcune domande da porre durante la fase di pianificazione includono: qual è il problema principale che dobbiamo risolvere? È questo il problema giusto su cui lavorare? Di quali risorse abbiamo bisogno? Se non te ne vengono in mente altre su questa linea, fammi uno squillo ché ho un sacco di materiale bello caldo per pianificare e creare una road map.


Fase 2 - Azione

Cioè FARE, fratelli e sorelle. Si passa dalla teoria e pianificazione all'azione concreta. Questo è il momento in cui c’è da testare l'ipotesi creata nella fase 1. Creati i presupposti strutturali implementa il tuo piano in un ambito ristretto e facilmente controllabile. Per intenderci: inizia con un team, magari uno che già ti segue volentieri o che dimostra predisposizione alla gestione del cambiamento, piuttosto che un intero reparto o tutta l’azienda. Questo approccio riduce il rischio di “rigetto” e consente di ripetere più rapidamente l'ipotesi con le dovute correzioni. Per capirci, il cambiamento porta in seno il germe della discordia perché uscire dalla zona di comfort è dura, e gli esseri umani sviluppano la tendenza all'autoconservazione rigettando il cambiamento. Tradotto: non ti seguono e fanno “muro”. Ci vuole tempo e diplomazia, per questo iniziare da un team che ti segue è l’ideale per ridurre l’effetto-blocco, e perché se funziona subito puoi sfruttare l'effetto volano e farti aiutare dal team "tester" per far recepire ad altri team il cambiamento per emulazione.


Per gli altri passaggi del modello PDCA del ciclo di Deming (cioè controlla e correggi) c’è poco da dire: controlla che quello che hai messo nel piano si stia concretizzando in base alle tempistiche e con i risultati auspicati. Se così non fosse bisognerà intervenire per le correzioni necessarie.

2. Il modello di Kotter

Il Dr. John Kotter, professore alla Harvard Business School e autore del libro Leading Change, ha sviluppato un modello di cambiamento in otto fasi dopo aver osservato numerosi leader e aziende durante il processo di esecuzione di cambiamenti significativi.

In questa puntata del blog daremo uno sguardo a 4 degli 8 step del modello di Kotter, scegliendo quelli che a mio avviso sono più funzionali e al contempo polivalenti, nel senso sono più utili a formare un team motivato che sappia poi amplificare il messaggio e aiutarti nella fase di coinvolgimento di altri team. Il primo passo da mettere in cantiere è creare un senso di urgenza, perché come team leader dovrai comunicare con chiarezza ed efficacia l'importanza di agire immediatamente. Non si può attendere che sia il momento propizio, perché probabilmente non verrà se non lo propizi tu. La gestione della pandemia insegna, l’idea di urgenza e di necessità hanno fatto tenere la mascherina - più o meno - a tutti per quasi due anni.

Il secondo step è costruire una coalizione-guida, cioè un team che abbracci da subito e in toto la tua visione, e che svolga la funzione di catalizzatore e amplificatore, per diffondere un messaggio più forte possibile e aiutare a promuovere il cambiamento in tutta l'azienda.

Terzo step: una visione strategica e iniziative correlate. La tua visione del cambiamento deve essere super chiara e comprensibile per tutti, a tutti i livelli. Identifica i valori fondamentali che desideri incarnare e crea una strategia basata su azioni che rispecchino tali valori. Il fatto stesso di condividere un valore deve portare ad azioni correlate, e viceversa le azioni devono concorrere a fissare i valori nel bagaglio comportamentale di tutto il team.

Quarto step: formare un esercito: l’unione fa la forza, e anche se il termine esercito non mi fa impazzire sicuramente è vero che hai bisogno di molte persone, e di una organizzazione gerarchica che promuovano la nuova opportunità che intendi introdurre. Cioè puoi farlo meglio e più velocemente se qualcuno ti dà una mano. Semplice ed efficace.

Se ti interessa approfondire e scoprire gli altri 4 step del modello di cambiamento di Kotter leggi Lead Through Transformation. Ora si passa ad un altro modello applicabile, e stavolta arriva dalla Svizzera.


3. La curva di cambiamento di Kübler-Ross Mette i sentimenti al primo posto, niente più analisi o schemi, qui si va di empatia, a badilate. La psichiatra di origine svizzera Elisabeth Kübler-Ross è nota anche per il suo lavoro sul modello di cambiamento in cinque fasi, che viene utilizzato anche nel mondo del lavoro per descrivere le emozioni da considerare di fronte a grandi cambiamenti. Le prime tre di queste fasi di cambiamento si concentrano su shock, negazione e frustrazione, che devi già mettere in conto di dover gestire, o far gestire da qualcuno. Oggi ci fermiamo a queste 3.

Fase 1: Shock

In questa fase iniziale, i dipendenti potrebbero subire uno shock e forse non essere in grado di elaborare il fatto che dovranno subire un cambiamento e adattarsi a qualcosa di nuovo.

Fase 2: Negazione

Una difesa comune e temporanea, la negazione si verifica quando le persone fanno finta che qualcosa non stia accadendo, sperando che vada via da solo. Tipo quando da bambino pensavi che quel rumore nel buio della stanza fosse certamente un mostro, ma che se non guardavi e ti mettevi con la testa sotto alle coperte non si sarebbe accorto della tua presenza. Forse. Speriamo. Dài, si.

Fase 3: Frustrazione

Durante questa fase, si sono già fatti scoprire dal mostro dell’armadio, e devono cercare qualcuno all'interno dell'azienda a cui attribuire la colpa delle proprie frustrazioni: di solito è il proprio capo, ma a volte anche se stessi o semplicemente il sistema. Chiunque sia il mostro dell’armadio non puoi lasciare che li tenga in scacco per molto tempo, perché altrimenti non ti sarà possibile mettere in atto il piano di cambiamento. Inoltre il mostro dell'armadio diventerebbe il leader al posto tuo, e questo non te lo consiglio proprio.

Quindi, nella fase #1 del tuo PDCA di Deming va considerato come affrontare in modo efficace questo ostacolo, nemmeno tanto potenziale. Visto che non abbiamo finito con le citazioni, se vuoi saperne di più sul lato emotivo del cambiamento leggiti qualcosa sulla Curva di Kübler-Ross.


4. Modello di gestione delle modifiche di Lewin

Lo psicologo sociale Kurt Lewin è un punto di riferimento in tema di teorie per la gestione del cambiamento, un pioniere nella ricerca delle dinamiche di gruppo e dello sviluppo organizzativo. Dopo anni di ricerche e sperimentazioni nel 1947 Lewin ha introdotto un modello di gestione del cambiamento in tre fasi, che consente alle organizzazioni di preparare, introdurre ed implementare il cambiamento in una struttura organizzativa esistente.

La fase uno è articolata in due passaggi-chiave: rimozione di blocchi, e implementazione del cambiamento. Nella prima fase, un team deve sbloccare il processo in corso per prepararsi al cambiamento imminente. Per esperienza vi dico che la tecnica dell’agile meeting funziona molto bene per ottenere opinioni sul processo in corso e misurare le reazioni al nuovo processo prospettato.

La fase due prevede l'implementazione della nuova soluzione, cioè il cambiamento che - come tutti gli scienziati nostri ospiti di oggi dichiarano senza veli - è la fase più difficile da completare poiché fonte di incertezza. Una insanabile crepa nella zona di comfort, all'interno della quale tutti noi bipedi amiamo crogiolarci. Nessuno escluso.

La terza e ultima fase del modello di Lewin è il ricongelamento, ovvero la fase in cui il leader aiuta l’ organizzazione ad affrontare il cambiamento fissando il cambiamento (o meglio ciò che è cambiato) nel nuovo sistema operativo, riparando la crepa della comfort zone per aiutare i team a sentirsi più sicuri nell'affrontare qualsiasi cambiamento che si presenti in futuro. Vedere che tutto è andato bene ti mette un po' meno strizza la prossima volta. Come tuffarsi dal trampolino alto, o togliere le rotella alla bici, se va tutto bene cambia la percezione del pericolo.


In sintesi, la morale è chiara: se è vero che cambiare è difficile già di suo, lo è altrettanto che con l'aiuto di altri puoi farlo meglio, più in fretta e più efficacemente.


Quindi adesso oltre a familiarizzare con le strutture delineate in questo post sarà un gioco da ragazzi attuare e gestire un cambiamento resiliente, ma se ancora ti manca la scintilla per appiccare il fuoco della rivoluzione non ti preoccupare, c'è sempre un coach che saprà darti gli strumenti per fare il primo passo e aiutarti a impostare un metodo di azione coerente con le tue finalità.

A proposito, uno bravo, bravo, ma bravo-bravo lo conosco, contattami che ti do il suo numero, e ti metto anche una buona parola!


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A presto!

Dennis


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