AGILE per le piccole imprese: 4 vantaggi immediati e le pratiche che puoi integrare facilmente

Agile, Lean System, Scrum, Kanban, Sprint ... boh!!?

Cosa sono, a cosa servono, come utilizzarli? Puoi adottarli nella tua azienda? Anche se non è una software house o una multinazionale?

Scopri i 4 vantaggi che puoi avere subito, e le pratiche che puoi integrare nella tua azienda senza rivoluzioni o investimenti di capitali.

Parto a bomba: DEFINIZIONI

- “Agile è una azienda con pochi dipendenti, cioè snella, insomma … agile”

- “Scrum si usa per definire una riunione che finisce in caciara, tipo la scrum del rugby, quando si ammucchiano tutti i giocatori e il pallone resta sotto”

- “LEAN startup? Ma non è quell’azienda nuova, che fa software, una delle tante della Silicon Valley?”

- “Il Kanban è un modello della Toyota, l‘ho sentito da qualche parte, ma non ricordo dove”

Queste definizioni non sono farina del mio sacco, purtroppo. Mi piacerebbe, ma è giusto dare a Cesare quel che è di Cesare. Non sono mie, e sono vere, nel senso che le ho sentite pronunciare veramente. Senza alcuna intenzione di deridere gli autori, è chiaro che c'è confusione sull’argomento relativo alle metodologie di organizzazione del lavoro più en vogue recentemente, forse perché si discostano da quelle tipicamente nostrane, quei bei metodi veraci, che temprano lo spirito dei lavoratori e che suonano più o meno come “lavorare- pedalare-farsi il mazzo” oppure “qui si fa così, se non ti va quella è la porta”.

Anche queste sono vere, purtroppo. E le ho sentite da (quasi) tutti i miei datori di lavoro e/o superiori, ma per favore non correre subito a vedere il mio CV su Linkedin.

Ok, la ricreazione è finita e devo mettere insieme un post che sappia di contenuto di valore, quindi sotto con le definizioni vere e facciamo un po’ di chiarezza, facendoci aiutare da Santa Wikipedia.

AGILE: un insieme di metodi di sviluppo del software derivati dai principi del "Manifesto per lo sviluppo agile del software"https://www.agilealliance.org/agile101/12-principles-behind-the-agile-manifesto/. I metodi agili preferiscono la comunicazione in tempo reale - preferibilmente faccia a faccia - a quella scritta (documentazione). Il team agile è composto da tutte le persone necessarie per terminare il progetto software, e deve includere i programmatori ed i loro clienti. Con "clienti" si intendono le persone che definiscono come il prodotto dovrà essere fatto, e possono essere dei product manager, dei business analysts, o dei clienti veri, quelli che comprano insomma.

Il framework SCRUM è utilizzato per gestire lo sviluppo di prodotti complessi, non è un processo o una tecnica, piuttosto è un framework all’interno del quale è possibile utilizzare vari processi e tecniche. Il Team Scrum è formato dal Product Owner, dal team di sviluppo e da uno Scrum Master. I team sono auto-organizzati e cross-funzionali: scelgono cioè come meglio compiere il lavoro organizzandosi e coordinandosi al proprio interno, e hanno tutte le competenze necessarie per realizzare il lavoro senza dover dipendere da nessuno al di fuori del team. Il modello di team in Scrum è progettato per ottimizzare la flessibilità, la creatività e la produttività.

LEAN Startup è un approccio radicale per il lancio di idee e attività innovative che aiuta ad individuare un percorso verso un business sostenibile, riducendo tempi e costi e, di conseguenza, la possibilità di fallire. La filosofia del lean startup è basata sul lean manufacturing, una filosofia di produzione snella, sviluppata negli anni '80 dall'industria automobilistica giapponese. L'organizzazione snella (o lean organization) è una teoria per l'organizzazione aziendale che integra al suo interno alcune metodologie gestionali volte alla riduzione degli sprechi e all'efficienza dei processi produttivi industriali.

KANBAN (看板), termine giapponese che letteralmente significa "insegna", indica un elemento del sistema Just in time di reintegrazione delle scorte, a mano a mano che vengono consumate. Una tra le aziende che utilizzano il kanban è la Toyota, che ne ha fatto la chiave di volta del suo sistema produttivo industriale. Un kanban può assumere forme diverse: un cartellino (di identificazione) è quella a cui viene associata più frequentemente perché utilizzabile fuori dal contesto industriale/produttivo.

E quindi? Che cosa hanno a che fare metodologie e sistemi di sviluppo software con un Team Regeneration Coach? Tutto e niente. Niente perché non mi occupo di software o produzione industriale. Tutto invece sì, per diversi motivi. In primis il fatto che il nocciolo del discorso sono i team e le interazioni tra i componenti per giungere all’obiettivo con la massima efficienza. Quindi ci sta, eccome.

In secondo luogo, perché i primi 10 anni della mia carriera li ho passati in organizzazioni e multinazionali giapponesi dove questi sistemi sono la base del lavoro, perché hanno bucato la parete, sono evasi dal contesto-software/industria e si sono riversati in ambiti diversi come il team management, team building e produttività. Non sono io la persona più adatta a farti una lezione sugli aspetti tecnici dei framework e metodologie applicate Agile/Scrum/Lean, ma posso darti un punto di vista diverso se hai una piccola impresa e vuoi affrontare il cambiamento. Un punto di vista di un manager che li ha riscoperti come metodi con un nome e una reputazione 10 anni dopo che li aveva già interiorizzati e utilizzati nel suo lavoro per ottimizzare team management, produttività e comunicazione.

Ti va di leggere un po'? allora giù il gettone, si parte!

L’argomento è di una vastità oceanica, e dovendo scegliere un focus oggi tratterò Agile. Agile è un paradigma finalizzato all’organizzazione efficace, è un tipo di mindset e infatti le organizzazioni Agili esistono da prima che il termine fosse coniato. La formula Agile semplificata al massimo potrebbe essere

AGILE = (AUTONOMIA + CONDIVISIONE + REVISIONE)

Un numero crescente di aziende, più o meno consciamente, adotta una impostazione Agile, che alla fine è un percorso di change management (opposto a Waterfall e Top-Down, che hanno obiettivi stabiliti a priori) perché ha sviluppato la necessità di dover riconfigurare rapidamente strategia, modelli di business, struttura, processi, tecnologie, per fare fronte alla mutazione imprevedibile del mercato, delle normative e delle imposizioni fiscali. La trasformazione in Agile è più che altro un risultato, una conseguenza della volontà di POTER CAMBIARE SE SI DEVE.

Il fattore che ritengo più importante – e che incarna il mio credo professionale - è che in una azienda Agile le persone sono al centro di tutto. Sono innanzitutto PERSONE e NON RISORSE. Le risorse aziendali sono invece gli strumenti che le persone possono usare, e uno dei princìpi fondamentali Agile è Make People Awesome, cioè rendi straordinaria la tua gente. Se leggete altri miei post troverete che questo tema è ricorrente, perché profondamente radicato nel mio metodo di lavoro e nel suo concetto-base di “branco”, “rete da pesca” o “team allargato” che include anche i fornitori e lo staff dei clienti. Insomma dentro al mio branco trova posto qualsiasi persona che influisca sul risultato. Rendere le persone straordinarie significa permettere loro di esprimersi al massimo del potenziale e fare cose straordinarie, non lo straordinario (inteso come overtime work). Dovrei aprire un capitolo sulla relazione Human Resources Management in Agile, ma i blog post hanno quel difetto di dover essere leggibili in pochi minuti, quindi rimandiamo il topic alla prossima, e andiamo subito a mordere un po' la ciccia: i vantaggi di un approccio Agile nel change management di una piccola impresa.

La semplicità del Manifesto Agile e dei suoi 12 principi può essere fuorviante perché gli ideali espressi nel manifesto sono facili da capire, ma metterli in pratica è decisamente complicato per una PMI Italiana, per via della cultura e del modo in cui funziona l’organizzazione. Vale la pena provare? Si, diamine!!!! Perché a fronte dello sforzo di uscire dalla comfort zone si ottengono risultati incredibili senza sforzo. Non ci credi?

VANTAGGIO n° 1

I membri dei team Agile sono più felici. E ti pare poco? Un dipendente felice e soddisfatto ne vale 3 mediamente insoddisfatti. E almeno 5 di quelli demotivati, quelli che in pausa pranzo flirtano con gli headhunter come se non ci fosse un domani. Lo dice una ricerca della Baylor University, per cui c’è una relazione positiva tra l'uso dei metodi Agile e la soddisfazione sul lavoro. Dallo studio è emerso che i membri dei team Agile hanno una maggiore autonomia, tendono a essere attivamente coinvolti nella gestione e hanno un grado più elevato di controllo sul lavoro che svolgono, il che promuove la soddisfazione e il benessere dei dipendenti, oltre a contribuire al raggiungimento dell’obiettivo con maggiore frequenza ottimizzando risorse e processi a partire dal basso. Tradotto: paghi le persone come prima, gli dai gli stessi mezzi (o altri che non ti costano di più) e se li lasci organizzare da soli e ti fidi un po' più di loro, guadagni di più e hai meno gente scazzata che si imbosca tra le pieghe del sistema, invece di essere veramente produttiva. Suona tanto male? Direi di no.

VANTAGGIO n° 2

Migliore comunicazione e trasparenza. Innanzitutto nei riguardi degli stakeholder. I metodi Agile si concentrano sulla conversazione continua tra chi sviluppa il lavoro e chi è interessato che questo accada nel migliore dei modi, favorisce una migliore comunicazione tra reparto produzione, R&D, dirigenti, backoffice e clienti. Tutte le parti interessate si sentono coinvolte e possono offrire un feedback prezioso su base continuativa che si trasforma spesso in FeedForward quando i team lavorano “liberi di testa”. Tradotto: ci si parla con uno scopo comune, e si evitano incomprensioni su obiettivi, priorità, ruoli, dinamiche, strumenti. Se preferisci chiamala PRODUTTIVITA’ distillata o concentrata (vedi il vantaggio n° 3).

VANTAGGIO n° 3

Agile aumenta la produttività del team. Dall'inizio degli anni 2000 l’adozione di Agile è stata oggetto di studi per comprenderne l’efficacia e l’utilità, ed è emerso un quadro statistico chiaro e incoraggiante, per cui le organizzazioni hanno mostrato significativi guadagni di produttività dall'adozione di Agile. Secondo un più recente rapporto statistico il 51% dei team interpellati cita i guadagni di produttività come motivo per adottare Agile, dato che riduce al minimo il tempo e le risorse necessari eliminando riunioni inutili, tonnellate di documenti superflui, procedure fossilizzate e fossili. Inoltre, i team Agile sono più efficaci perché sono più felici: come dimostrato da uno studio dell'Università del Michigan, i team positivi sono più produttivi.

VANTAGGIO n° 4

Agile consente ai manager di svolgere un lavoro di maggior valore. Se sei un imprenditore o un top manager ti interesserà sapere che il tuo middle-management affoga nelle procedure di controllo e nell’operatività. Cosa vuol dire? Che il manager lo paghi di più solo per fare il guardiano, non per liberare la sua creatività, capacità di problem-solving, competenze, astuzia, abilità ecc. ecc. ecc. Agile significa liberare i manager dall'obbligo di gestire il proprio personale con controlli regolari, dando loro la direzione e il supporto se necessario, ma confidando che i loro team porteranno a termine il lavoro mentre possono concentrarsi sui problemi generali di loro competenza, come definire la direzione e la visione dell'azienda, priorità, obiettivi strategici, e alla gestione funzionale delle persone (cioè in base alle competenze e potenzialità), assegnandole ai progetti giusti per loro. In teoria sarebbero pagati per fare questo, non per controllare e manganellare come dei “celerini” allo stadio quando si gioca il derby.

Agile è una filosofia di lavoro incentrata sul team, un sistema-pensiero che i team possono utilizzare per prendere decisioni su come fare sviluppo al meglio. Parafrasando J. Newkirk, “Il processo stesso è il mezzo per raggiungere un fine. Non è la fine. L'obiettivo finale è trovare modi sempre migliori per sviluppare”.

Tutti nel team danno la priorità alla collaborazione e alla comunicazione efficace, focalizzando gli sforzi sulla crescita della flessibilità, come un modo per rispondere a cambiamenti imposti, imprevisti e inevitabili. Ma in pratica? Come si implementa un approccio Agile in una struttura aziendale medio-piccola? In pratica ... con le partiche. E come se no?

In Agile una pratica è una tattica di azione, come per esempio le riunioni quotidiane in piedi. Gli stand-up meeting, cioè degli incontri brevi, riunioni di controllo giornaliere non più lunghe di 15 minuti, in cui ogni membro del team espone i progressi per promuovere la risoluzione rapida delle questioni e delle riunioni. In piedi e concentrati. Niente gente "svaccata" sulla sedia in sala riunioni che gioca col cellulare o disegna ghirigori sul foglio mentre un altro parla. Gli stand-up sono un'opportunità per recuperare il ritardo, risolvere problemi o attività bloccate, per identificare se e come i membri del team possono aiutarsi e sostenersi a vicenda. Hai mai pensato a quante volte ti accorgi di un problema o deviazione quando ormai la frittata è fatta, ossia ti arriva all'orecchio quando hanno già tentato tutte le soluzioni per insabbiarla in attesa di un miracolo che risolva la grana. Visto che di business si parla, quanto ti costa sistemare il casino? Appunto. E non sarebbe invece più semplice prevenirlo parlandosi 10-15 minuti al giorno invece di rompersi la testa per trovare in fretta e furia un modo di rimediare?

Sprint: Uno sprint, a volte chiamato "iterazione", è un intervallo di tempo stabilito per raggiungere un obiettivo di miglioramento, di solito dura da una a quattro settimane. Prima dello sprint, i team selezionano un numero limitato di attività su cui concentrarsi, con l’obiettivo di completarli tutti entro la fine dello sprint. Lo sprint rende più facile modificare la direzione e priorità (se si presenta la necessità) aumentando la flessibilità e la possibilità di fare stime accurate sul tempo necessario per completare i progetti, o per raggiungere l’obiettivo. In fondo è un po’ come l’approccio SMART della definizione degli obiettivi: chiarezza, misurabilità, finestra di tempo. Ma qui si può cambiare, se ci si accorge che sarebbe meglio farlo.

Sessione di pianificazione: prima di iniziare un nuovo sprint i team Agile si incontrano per pianificare e scelgono un numero limitato di attività prioritarie da completare. Quindi, si accordano su come completare le attività selezionate e assegnano le responsabilità ai diversi membri del team.

Questi sono alcuni spunti su Agile che mi sono sempre stati utili nel mio lavoro di squadra, ma tu? Cosa ne pensi? Dico delle persone che si auto-organizzano. Sa di anarchia? Non ti fidi a mollare il guinzaglio e lasciare un po’ di corda ai tuoi? Prova a pensarla così:

SCENARIO 1

Metti dei bambini a giocare in cortile, con l’obiettivo che non stiano in casa a rompere mentre lavori o devi concentrarti, ma stabilisci tu per loro a cosa dovranno giocare, quali giocattoli devono usare, come, per quanto tempo, quali sono i ruoli, con quale frequenza devono tornare a casa a lavarsi le mani, a che ora salire per fare merenda, quale volume di voce è permesso tenere, ecc.

SCENARIO 2

Gli stessi bambini vengono spediti in cortile a giocare, con la possibilità di utilizzare i giocattoli che vogliono, organizzando il gioco come preferiscono, creando situazioni e definendo i ruoli. A te resta solo da verificare che non facciano troppo casino, che no si ammazzino di botte, o che non si mettano nei guai seri, lasciando che se la cavino da soli.

Ora, se la memoria non mi fa difetto lo scenario 2 lo avrei preferito da bambino. Quando mia mamma mi richiamava in casa alla fine del pomeriggio ero contento, soddisfatto, sudato fradicio e sfinito.

Quando invece andavo da mia zia e giocavo in cortile con gli altri bambini del palazzo - mentre mi guardava dalla finestra per dirmi cosa potevo fare o non fare - volevo solo chiamare mia mamma per farmi riportare a casa, o chiedevo di accendere la TV per vedere i cartoni.

Ora, con le dovute proporzioni ed eccezioni il cortile potrebbe essere l’azienda e i bambini i tuoi team. Pensaci. Come nel cortile, i team agili non rifiutano il processo e le regole, semplicemente non lasciano che il processo abbia la priorità sui loro compagni di squadra o sugli obiettivi.

Cosa ne pensi? Se ti è piaciuto lo spunto di riflessione condividi e lasciami un commento sui social, ma soprattutto credi alla possibilità concreta di introdurre in modo semplice e indolore un sistema di lavoro un po' più Agile nella tua azienda, contattami per una chiacchierata, è gratis!

A presto!

Dennis

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